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如何有效组织会议

1. 背景

如何保证会议有效进展,达到预期效果?

2. 基本要点

有效组织会议的基本要点:

  1. 会前准备:
    1. 确定会议主题/焦点,讨论的问题,以及预期效果;
    2. 安排会议:时间、地点、人员、辅助设备(投影、白板等)
  2. 会前沟通:周知会议安排,具体
    1. 提前沟通,确保参会人员提前获知会议主题、以及会议相关材料
    2. 建立沟通渠道,一般通过大象、QQ、或者微信建立群组,进行会前沟通
    3. 在会议即将开始之前,再次周知会议信息
    4. 一定要以大家接受的方式周知信息,避免搞一些突发新奇方式,短时间让所有人抽出时间熟悉新奇内容,会增加沟通难度
  3. 会议进行中:确保会议有效开展
    1. 明确会议纪要负责人:记录会议过程中的主要讨论内容
    2. 逐个讨论会前确定的问题,初步达成一致,记录最终沟通结果\建议
    3. 针对比较有争议的内容,可采用双钻模式,进行讨论,注意预期时间,记录讨论方案,不强求在会上达成一致
    4. 记录临时发现的问题,如果问题棘手,留作后续讨论,避免打乱既定安排
  4. 会议结束:
    1. 再次明确:围绕哪几个事情,达成什么结论?明确不同人员的责任和角色
    2. 确定反馈和沟通渠道:周知所有人会下继续沟通的渠道
    3. 沉淀会议结果:整理会议纪要,明确会议达成的结论以及遗留问题,明确人员责任
    4. 通过 Email:周知会议结果。

Note:

针对不同的会议,侧重不同,上述不同会议过程,可以适时调整。

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