如何有效组织会议
2016-03-10
1. 背景
如何保证会议有效进展，达到预期效果？
2. 基本要点
有效组织会议的基本要点：
- 会前准备：
- 确定会议主题/焦点，讨论的问题，以及预期效果；
- 安排会议：时间、地点、人员、辅助设备（投影、白板等）
- 会前沟通：周知会议安排，具体
- 提前沟通，确保参会人员提前获知会议主题、以及会议相关材料
- 建立沟通渠道，一般通过大象、QQ、或者微信建立群组，进行会前沟通
- 在会议即将开始之前，再次周知会议信息
- 一定要以大家接受的方式周知信息，避免搞一些突发新奇方式，短时间让所有人抽出时间熟悉新奇内容，会增加沟通难度
- 会议进行中：确保会议有效开展
- 明确会议纪要负责人：记录会议过程中的主要讨论内容
- 逐个讨论会前确定的问题，初步达成一致，记录最终沟通结果\建议
- 针对比较有争议的内容，可采用双钻模式，进行讨论，注意预期时间，记录讨论方案，不强求在会上达成一致
- 记录临时发现的问题，如果问题棘手，留作后续讨论，避免打乱既定安排
- 会议结束：
- 再次明确：围绕哪几个事情，达成什么结论？明确不同人员的责任和角色
- 确定反馈和沟通渠道：周知所有人会下继续沟通的渠道
- 沉淀会议结果：整理会议纪要，明确会议达成的结论以及遗留问题，明确人员责任
- 通过 Email：周知会议结果。
Note：
针对不同的会议，侧重不同，上述不同会议过程，可以适时调整。
原文地址：https://ningg.top/team-series-effective-conf/